7 arbejdsgange i XFlow sparer Odense Kommune for 2,67 årsværk

Odense Kommune er lykkedes med at bygge arbejdsgange i XFlow til deres puljestyring, så de sparer 2,67 årsværk. I 2023 vandt de “Årets arbejdsgang” hos XFlow, og arbejdsgangene har været med til at give medarbejderne mere tid i løbet af året til at tage sig af puljeansøgninger.

“Vi gik til opgaven med den hensigt at få automatiseret så meget af den puljeansvarliges arbejde som muligt, samtidig med at vi kunne lave en løsning, der kunne være skalerbar, så vi havde en vis standard på tværs af kommunens puljer”, siger koordinator i Odense Kommune, Christian Bargholz.

Arbejdsgange lettede en intens ansøgningsproces

At håndtere og behandle ansøgninger om kommunale puljer plejede at være en tung og krævende proces for medarbejderne i Odense Kommune. For når ansøgningsrunden starter den 1. januar og slutter i midten af september, så er der pludselig ikke mange måneder sidst på året til at tage sig af de knap 100 puljeansøgninger, som kommunen normalt modtager på et år.

Men da Odense Kommune kunne se, at rejsen for en puljeansøgning var mere eller mindre den samme på tværs af puljer, begyndte de at tilpasse deres arbejdsgange i XFlow, så de nemt og hurtigt kunne bruge de samme arbejdsgange til at håndtere flere puljer.

På den måde har de nu fået mulighed for at være på forkant, inden der er deadline for ansøgningsfristen. Og det er ikke kun i kroner og ører, at de sparede årsværk kan mærkes, lyder det fra Christian Bargholz:

“De puljeansvarlige plejede at have over to ugers flextid opsparet i januar, og det har de ikke længere. Nu kan de tage imod ansøgningerne tidligere og løbende gennem året, i stedet for at samle til bunke og skulle arbejde virkelig intenst fra oktober til vinter.”